Uma boa gestão corporativa inevitavelmente envolve a análise de custos. No texto a seguir, vamos focar na otimização de custos de TI, uma área essencial e que precisa ser atualizada de tempos em tempos. As empresas têm que saber fazer isso de forma equilibrada para se manter produtiva mesmo em épocas de crise.
Otimizar as ferramentas de TI tem a ver com buscar soluções mais rentáveis, monitorar o desempenho da equipe de colaboradores, planejar as finanças da empresa e se manter atualizado em um cenário cada vez mais rápido. Continue a leitura e conheça 5 dicas para fazer a otimização de custos de TI na sua empresa de forma adequada.
Investir em soluções em nuvem
A adoção de softwares hospedados em nuvem é uma tendência crescente. Esse tipo de tecnologia é extremamente útil para aumentar a produtividade e a centralidade de dados dentro de uma empresa e, além disso, também é determinante na hora de reduzir os custos operacionais.
O segredo para isso é cumprir uma governança rigorosa, isto é, estabelecer regras e protocolos específicos para que os colaboradores possam operar o software com segurança. Caso contrário, as despesas com infraestrutura vão aumentar e as soluções em nuvem não serão mais benéficas.
Esse último ponto levanta a atenção para outro aspecto crucial para a otimização de custos de TI: a capacitação da equipe de colaboradores. Contar com profissionais que realmente possuem os conhecimentos necessários para operar os computadores e softwares faz toda a diferença.
Criar parâmetros de desempenho para fazer a otimização de custos de TI
Os parâmetros de desempenho (também chamados de indicadores de desempenho ou, em inglês, KPIs) são métricas aplicadas para fazer o acompanhamento do desempenho dos funcionários. Elas precisam ser definidas de acordo com a realidade e as condições dos profissionais envolvidos.
A longo prazo, os KPIs servem para diagnosticar o impacto de cada estratégia e identificar os pontos que precisam ser melhorados. Ou seja, os parâmetros de desempenho são vitais na hora de otimizar os negócios, inclusive os custos operacionais da empresa. Além disso, eles dão diretrizes para que os colaboradores atuem com mais qualidade.
É preciso estar atento à relevância de cada KPI. Desse modo, o gestor pode se ater às métricas realmente importantes para a empresa. Nesse processo os colaboradores terão todas as informações necessárias para avaliar o próprio desempenho. Então, junto da otimização de custos, a atuação da equipe como um todo também vai ser otimizada.
Usar crowdsourcing
A interação é o que move os negócios na internet. No caso da otimização de custos de TI, isso também é uma realidade palpável. O crowdsourcing, termo criado em 2006, é um belo exemplo do fenômeno: empresas buscam por soluções junto à base de clientes e profissionais qualificados, uma espécie de terceirização coletiva.
Além de aproximar o consumidor da empresa, o crowdsourcing permite o acesso a novos conhecimentos a custos bem baixos, rápida solução de problemas e um aumento no grau de fidelização. É uma nova dinâmica baseada no trabalho coletivo e na busca por inovação de forma orgânica.
O crowdsourcing joga luz sobre a importância de nutrir um ambiente de trabalho mais flexível. É possível contar com o auxílio de profissionais qualificados de fora da equipe sem necessariamente precisar se adequar à dinâmica antiga da terceirização. Afinal, práticas inovadoras têm tudo a ver com trabalho coletivo.
Otimização de custos de TI: Planejar melhor os gastos e custos
Se o assunto é a otimização de custos de TI, é claro que fazer o planejamento das finanças seria uma das dicas principais. O Gartner indica que 96% dos gastos operacionais corporativos são fora da TI. Isso quer dizer que é perfeitamente possível diminuir as despesas dessa área a curto prazo.
É essencial analisar os parâmetros de desempenho para saber direcionar recursos de forma efetiva. Quando esses processos vêm atrelados a uma política firme de transparência financeira, a empresa tende a ganhar ainda mais eficiência. O acesso aos dados contábeis dá mais segurança para o planejamento de recursos.
A gestão empresarial de qualidade está diretamente ligada à capacidade de administrar recursos. Como já apontamos no início do texto, é preciso estar preparado para os tempos de crise. Uma empresa que possui um planejamento otimizado dos gastos e dos custos se mantém preparada e opera normalmente na maior parte do tempo.
Atente-se ao digital transformation
A migração para plataformas digitais é uma realidade já consolidada no mundo dos negócios. A otimização de custos de TI também passa pela discussão a respeito das melhores soluções virtuais disponíveis e os métodos de migração mais adequados. O controle de custos se faz presente de novo.
A transformação digital é o próximo passo modernizador das relações de trabalho e de negócios. Desde o uso de tecnologias específicas para fazer o controle de ponto dos colaboradores até o uso de chatbots para atendimento digital. Quando essas e outras tecnologias são bem aplicadas, o empreendimento otimiza custos e se coloca em posição de vantagem no mercado.
É recomendável discutir novas ideias com profissionais qualificados para se manter informado sobre as novas tendências. Naturalmente, os gastos e custos precisam fazer parte desse diálogo, especialmente na hora de definir como a empresa vai realizar a migração para um novo sistema.
Os cuidados com a otimização de custos de TI podem ser vistos com maior evidência nesse momento. O processo de instalação de uma nova tecnologia pode acarretar muitos prejuízos ao negócio, principalmente se ele não for planejado com a devida atenção. Os problemas de infraestrutura costumam causar uma série de entraves. Então, esteja preparado.
Conclusão sobre a otimização de custos de TI
As 5 dicas elencadas neste texto dão uma visão clara das variáveis às quais o uso das soluções de TI está condicionado. Os gestores têm que estar cientes dessas realidades para serem capazes de agir com rapidez e perspicácia no dia a dia corporativo. O controle das finanças de um negócio pode ser bastante complexo.
Em suma, a otimização de custos de TI deve ser parte integrante de uma atuação empresarial interessada no uso inteligente das novas tecnologias, ao mesmo tempo em que os aspectos práticos do negócio não sejam negligenciados. Reunindo ambas prioridades, os negócios fluem com mais facilidade.
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