Nenhuma empresa funciona plenamente sozinha. É preciso contar com o apoio de fornecedores e serviços terceirizados, por exemplo. Por isso, a comunicação entre negócios complementares é um ponto que precisa de atenção redobrada, ainda mais quando os empreendimentos trabalham com sistemas de gestão diferentes.
Nesses casos, conhecer as funções do Electronic Data Exchange, ou Intercâmbio Eletrônico de Dados, é muito importante. O EDI é um sistema de troca de informações de um sistema para outro. No texto a seguir você vai descobrir as principais funções dele, como funciona o EDI e os benefícios dele para a sua empresa.
Para que serve e como funciona o EDI
A principal função do EDI é proporcionar a troca de informações digitalmente. Os dados das empresas são integrados e podem ser transmitidos sem que seja necessária qualquer intervenção humana. A base da tecnologia é o chamado layout EDI, um protocolo com regras padronizadas para a emissão de arquivos digitais.
O software pode ser aplicado em diversos ramos, como na indústria automotiva, transportes e fornecedores de matérias-primas. Os tipos de EDI são aplicáveis em pedidos eletrônicos de matérias-primas, transmissão de notas fiscais, informações sobre entregas e transmissão de boletos e cobranças, por exemplo.
Portanto, saber como funciona o EDI é uma grande vantagem em termos de otimização de operações. Há três tipos de EDI, mercantil, financeiro e logístico. Confira detalhes sobre cada um deles no tópico a seguir.
Modos de usar o EDI
Para uma experiência de maior qualidade com o EDI, os gestores devem focar em setores específicos, tais como as áreas logística, financeira e mercantil, mas esse recurso pode ser utilizado em qualquer setor para integrar as informações entre dois sistemas. Conheça agora os aspectos centrais do uso do EDI nesses setores.
Mercantil
Tradicionalmente, o EDI mercantil é usado por empresas que têm relações com fornecedores, para a compra e venda de suprimentos. Nesse caso, os documentos transmitidos pelo EDI são os pedidos de compra e as notas fiscais.
Logístico
O EDI logístico é indicado para empreendimentos que se valem de serviços de transporte para mercadorias. Documentos relativos a cobranças, pré-faturas e instruções e informações sobre os transportes são exemplos dos tipos de documentos trocados nesse contexto.
Financeiro
Como explicamos no início do texto, a maneira como funciona o EDI traz uma grande versatilidade quanto às formas de aplicação dele. O EDI financeiro é um exemplo disso, pois ele pode ser usado desde em empresas de cadeia de suprimentos até instituições financeiras para troca de documentos relativos a cobranças, pagamentos e extratos de vários tipos.
Como fazer o EDI
O intercâmbio digital de dados pode ser realizado por webservices, e-mail ou FTP. Os webservices correspondem ao compartilhamento de dados online, pela internet. Por e-mail, basta anexar os arquivos gerados pelo EDI no corpo do texto. Com o FTP (Protocolo de Transferência de Arquivos), os arquivos podem ser enviados diretamente para os servidores das empresas envolvidas nas transações.
Benefícios do EDI para sua empresa
Agora você tem informações sobre como funciona o EDI e conhece os principais modos de uso dele, desde os tipos disponíveis até as modalidades de compartilhamento de dados que podem ser feitas. Há muitas vantagens em usar essa solução tecnológica em empresas. Saiba quais são os principais benefícios dessa estratégia.
Comunicação mais rápida
A partir do momento em que a equipe de funcionários sabe como funciona o EDI, a comunicação entre as empresas se torna mais rápida e eficiente. Todos os arquivos compartilhados seguem padrões pré-determinados e é possível até mesmo conferir se eles estão sendo devidamente enviados e lidos, o que diminui ruídos de comunicação.
Maior eficiência
O EDI possibilita que as empresas acompanhem de perto as demandas da base de clientes. Com isso, elas têm dados suficientes para planejar a produção com mais antecedência e evitar problemas como falta de produtos ou estoques muito acumulados. Esse benefício tem influência direta no próximo tópico.
Melhorias no atendimento ao cliente
Se uma empresa é notável pela qualidade e disponibilidade das suas ofertas, a clientela vai ficar mais satisfeita com o pleno oferecimento dos produtos que ela deseja. Então, as duas partes saem ganhando: o cliente, porque se sente bem atendido e privilegiado por comprar determinados produtos, e a empresa, que pouco a pouco constrói um público fiel.
Menos custos
Pelas características sobre como funciona o EDI, você pode imaginar que não é mais necessário gastar recursos com papel ou telefone. Todos os âmbitos da atividade empresarial podem ser tratados sem complicações pelo computador, desde a contratação de serviços até o rastreio das mercadorias enviadas, o que ocasiona uma redução de custos e também da burocracia costumeira.
Menos erros
Uma vez que todo documento compartilhado é padronizado de acordo com as diretrizes de cada negócio, a chance de ocorrência de erros humanos é sensivelmente diminuída. Nenhuma nota fiscal ou pedido vai ser preenchido manualmente, então, as informações armazenadas no software conferem mais credibilidade para as transações.
Fidelização
Por fim, os benefícios levantados neste tópico culminam em uma vantagem crucial para a longevidade de qualquer empresa: a fidelização do cliente. Através do processo totalmente transparente proporcionado pelo modo como funciona o EDI, a relação entre os empreendimentos se fortalece e, por consequência, o cliente final tem acesso a produtos de maior qualidade.
Conclusão sobre como funciona o EDI
O Intercâmbio Eletrônico de Dados é uma realidade extremamente vantajosa para as empresas, especialmente porque dialoga com os avanços tecnológicos atuais. Como funciona o EDI e sua aplicação nas operações do dia a dia nas empresas é sinônimo de aumentar a eficiência e maximizar os resultados ao fim do mês.
Esse padrão proporciona melhorias profundas em amplos setores de negócios, o que tem influência direta na longevidade e na reputação de uma empresa aos olhos do mercado. Os consumidores são exigentes e a competitividade entre marcas só tende a aumentar, então, investir nessa área é estratégico.
O texto explica com detalhes como funciona o EDI e os benefícios centrais de usá-lo com excelência. Use as informações disponibilizadas aqui para desenvolver um planejamento consistente. Assim, a tecnologia vai poder ser incorporada ao seu negócio sem grandes dificuldades ou mudanças estruturais. A partir daí, organize-se para alcançar um novo patamar em termos de produtividade e eficiência.
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