Nos últimos anos, o rollout SAP se popularizou como processo de transformação dentro das empresas.
Antes de tudo, se você é daqueles que busca assimilar as melhores práticas dentro do seu negócio, com certeza a adoção de Sistemas de Gestão Integrada (ERP) como o SAP S/4 HANA já deve ser parte da sua rotina.
Afinal, ser um player competitivo depende exclusivamente da sua capacidade de absorção e adaptação dentro do mercado. E isso vale, inclusive, para pequenas empresas que ainda se perguntam se vale a pena adotar um sistema SAP.
Do mesmo modo, é normal que, à medida que sua empresa cresça, você tente aumentar também a sua presença. Desta forma, você pode querer expandir as suas operações para novas regiões nacionalmente ou para o mercados globais – ou não apenas localmente, mas também para o mercado nacional até o global.
Porém, ao passo que você avança, é preciso que as infraestruturas técnicas desempenhem um papel nessas suas novas operações. Além disso, você precisa saber como e por onde caminhar.
Por isso, diante desse cenário, um projeto de a ferramenta rollout atrai inúmeras empresas que buscam expandir as suas operações. Se você deseja ser uma delas, é preciso que você fique atento a alguns pontos para não errar durante a execução de um projeto de rollout, sobretudo quando houver mudanças no seu projeto SAP.
O que é Rollout?
Definitivamente aumentar a área de atuação do seu negócio deve ser um dos seus principais objetivos.
Embora, a princípio, os custos dessa operação possam assustar, é possível desenvolver ferramentas para gerenciar e evitar erros na execução. E é exatamente o que Rollout propõe: expandir o seu negócio, maximizando seus ganhos.
Devido ao papel crucial das TI, muitas organizações operam com sistemas SAP S/4 HANA, que viabiliza estas expansões sem comprometer o dia a dia do negocio. Desta forma, realizar a expansão de unidades diversificadas para um processo padronizado demanda um projeto rollout SAP bem elaborado. Assim como toda mudança, essa não deve vir de um dia para o outro.
O principal sucesso do rollout baseia-se em três pontos principais: abordagem e planejamento do rollout, gerenciamento de mudanças e, finalmente, a própria execução do rollout.
1- Abordagem e planejamento
No estágio inicial do projeto, você precisa realizar um pré-estudo e traçar uma abordagem de implantação com o grupo de orientação do projeto. Nesta fase, você vai incluir o grau de risco que você pode tomar e elaborar um cronograma de execução.
A implantação sempre traz consigo algum risco nas operações do dia a dia. Dessa forma, estes riscos precisam ser analisados com cuidado.
Dentre os tópicos que você pode considerar:
- Quais são os recursos disponíveis para expansão?
- Qual será a magnitude e volume das mudanças? (equipamentos, funcionários, sistemas)
- O rollout irá proporcionar mudanças na ferramenta de TI?
Neste último caso, o desenvolvimento de uma nova ferramenta de TI e a maturidade dela terão impactos nos planos do seu rollout.
O ideal é que você inicie com uma abordagem ágil e piloto. Conforme a sua equipe assimile a ferramenta, a mudança se torna cada vez mais algo natural.
O principal benefício dessa abordagem é que você começa a receber os benefícios mais cedo e a magnitude da mudança pode ser muito menor durante cada versão. Após os módulos iniciais, pode ser mais fácil adicionar mais etapas quando os usuários já estiverem familiarizados a novas ferramentas ou recursos.
2- Saiba gerenciar as mudanças
Para que você tenha adesão, é necessário que a sua comunicação seja clara sobre as mudanças que estão por vir.
Aliás, a comunicação não deve ser apenas de cima para baixo, mas também deve incluir um ciclo de feedback. Essa fase, quando bem feita, pode impactar de tal forma que você terá uma equipe que não vai temer as mudanças, como também estará ansiosa pelo início do rollout SAP.
Ou seja, isso significa que a comunicação sobre a mudança deve começar cedo. Além disso, o rollout SAP precisa de uma comunicação muito mais específica para cada equipe ou mesmo em um nível individual.
Você deve, principalmente, apontar as mudanças nas funções e responsabilidades individuais e na carga de trabalho.
Deste modo, use a fase inicial do rollout para esclarecer essas mudanças.
3- Execução de Rollout
Implementar o rollout SAP pode consistir em uma série de mini projetos em diferentes locais ou equipes.
Para que sua equipe não sinta tanto o impacto, é recomendável que você implante um pacote padrão. Isso, por sua vez, irá garantir que a mudança ocorra da mesma forma em locais diferentes.
Isso deve fazer com que você inclua uma lista de tarefas, materiais de comunicação e treinamento, planos de risco e, se possível, um plano de transferência.
Você também pode realizar um rollout SAP piloto com um local/equipe específica. Deste modo, será possível identificar quaisquer mudanças necessárias para o pacote de rollout. Somente depois de um piloto bem sucedido, é possível iniciar a implantação total.
Cenários onde Rollout pode ser necessário para você quando:
- Compra novas empresas;
- Inicia a venda de novos produtos ou serviços;
- Planeja uma expansão organizacional;
- Abre uma filial do seu negócio.
Neste contexto, no projeto de implantação SAP, não há necessidade de fazer tudo do zero. A equipe precisa trabalhar apenas em na estrutura organizacional e treinamento do time operacional na utilização do sistema. logotipos, código da empresa, impressões, etc.
Suponhamos que um grupo de empresas esteja implementando SAP em um ou mais locais. Neste exemplo, a empresa vai realizar uma implementação completa do SAP em um local e, posteriormente, adotará quase os mesmos processos de implementação com pequenas mudanças em outra filial.
Isso somente será necessário para ajustar as práticas de trabalho, gerenciamento de mudanças e integração de pessoas para atender aos requisitos organizacionais.
Outros desafios do Rollout SAP
1- Leis são para ser seguidas
Para uma implementação local ou regional, você deve estar dentro da lei.
Uma implementação numa localidade diferente da sua pode ser um desafio, visto que muitos lugares têm leis únicas no que se referem às atividades comerciais.
Uma vez que o objetivo do rollout é estabelecer operações padronizadas, você precisa que a unidade siga a norma interna da sua organização e, ao mesmo tempo, cumpra os regulamentos locais em que opera.
2- Seja fiel a sua organização
Uma questão importante, mas muitas vezes deixada de lado, é respeitar o perfil da sua própria organização.
Se as empresas são homogêneas em termos de atividades, é preciso que os processos internos também. Pense no exemplo do McDonalds. Embora apresente adaptações aos seus lanches nos mais diversos países, mantém um padrão único na produção.
Benefícios do Rollout SAP
Você opera os softwares SAP na empresa-mãe e questiona se é útil operá-lo também nas filiais, certo?
Eventualmente o SAP ERP não será utilizado na mesma medida na subsidiária, uma vez que nem todas as filiais têm o mesmo objetivo comercial (produção, vendas, serviços, reparos, etc.).
Mesmo assim, você deve se esforçar, pois o SAP vai não apenas facilitar suas mudanças, como também vai gerar economia quando você decidir ampliar novamente, seja na filial ou na matriz.
Neste contexto, no projeto de implantação SAP, não há necessidade de fazer tudo do zero. A equipe precisa trabalhar apenas em logotipos, código da empresa, impressões, etc.
Suponhamos que um grupo de empresas esteja implementando SAP em um ou mais locais. Neste exemplo, a empresa vai realizar uma implementação completa do SAP em um local e, posteriormente, adotará quase os mesmos processos de implementação com pequenas mudanças em outra filial.
Isso somente será necessário para ajustar as práticas de trabalho, gerenciamento de mudanças e integração de pessoas para atender aos requisitos organizacionais.
Dito isso, listamos abaixo as principais vantagens de rollout SAP
- Você terá maior agilidade para novas implementações.
- Você terá controle sobre os cronogramas.
- Os processos e seus layouts relacionados (por exemplo, modelos) já vão estar disponíveis; pequenas alterações relacionadas à configuração, se necessário, podem ser feitas facilmente pelo consultor de implementação; isso ajuda a evitar requisitos e processos desnecessários.
- Você terá maior controle sobre o orçamento
Conclusão: Rollout SAP
Em síntese, se você quiser expandir o seu negócio, não é preciso começar do zero. O rollout SAP proporciona não somente a otimização de tempo, mas também a padronização do seu negócio em larga escala.
Ainda não sabe por onde começar?
A Simple pode te ajudar com mais dicas de como realizar o Rollout juntamente com o desenvolvimento interno da sua empresa.
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