Existem muitas ferramentas capazes de otimizar o trabalho atualmente. Variando entre tecnologias diversas capazes de ajudar setores diferentes, existe uma ferramenta específica capaz de ajudar qualquer pessoa: o software de gestão de tarefas.
Geralmente associado a área de TI, os softwares de gestão de tarefas são capazes de organizar objetivos, alinhar pensamentos, e estabelecer metas, de maneira que é praticamente ilimitada dependendo do seu bom uso.
A gestão de tarefas, afinal, sempre foi um problema central para qualquer tipo de empreendimento. Listar os objetivos centrais, direcionar o tempo das ações, ordenar cada função de acordo com uma equipe específica. Tudo isso lida com processos que se dividem em outros processos ainda maiores, e é justamente aí que a gestão de tarefas se sobressai.
Adquirir a mentalidade necessária para tomar conta da gestão de tarefas é o primeiro passo na gerência segura de uma empresa, pois é a partir dela que a criatividade pode realmente florescer.
O que é gestão de tarefas?
Para que uma equipe seja produtiva é necessário acima de tudo uma organização e coordenação adequada. Muitas vezes essa coordenação vem de um líder, mas para que esse líder possa executar suas ações, a gestão de tarefas deve agir. E é basicamente essa a sua definição: orientar as diretrizes delegadas para que a produção seja comprida de acordo.
É trabalho então da gestão de tarefas, incluindo os softwares de gestão de tarefas, criar uma espaço designado às noções técnicas de um projeto. Ou seja, estabelecer as metas, ordenar os funcionários para situações específicas, criar datas e expectativas numéricas, reduzir tempo gasto com ações desnecessárias.
A gestão de tarefas, em suma, cria uma referência de trabalho. Sendo de preferência estabelecida ao lado dos planejamentos que envolvem um empreendimento, a gestão de tarefas captura a essência desse planejamento, para que ele seja garantido da maneira mais rápida possível.
É como se fosse estabelecido então uma lista de pendências, na qual os funcionários devem então atender, possuindo entre eles a vantagem de poder visualizar uma meta em comum. Com a oportunidade que um software de gestão de tarefas dá ao unificar essas ações em uma plataforma, é possível perceber como se trata de uma ação essencial para uma boa empreitada.
Recursos essenciais em um software de gestão de tarefas
Porém, quando se trata de analisar um possível plano de gestão de tarefas, é preciso primeiro saber algumas coisas. Uma delas, por exemplo, é a respeito do que procurar em um software de gestão de tarefas. Tratando-se de uma ferramenta que envolve áreas importantes de um negócio, o software de gestão de tarefas deve ser escolhido a dedo, para que tudo que comporta ele (adaptabilidade, funções, estética) esteja de acordo com as necessidades essenciais do seu projeto.
A começar, por exemplo, pela visibilidade contida nela. Isso quer dizer, se o app é limpo e com informações bem dispostas. Uma das coisas mais importantes em qualquer tipo de aplicativo é a distribuição de texto e imagens ser agradável. Se algo que funciona como uma agenda eletrônica não possui visibilidade adequada, todo o processo de utilização do software de gestão de tarefas se tornará comprometido.
O mesmo funciona para os features de compartilhamento que podem estar presentes em um bom software de gestão de tarefas. Afinal de contas, uma equipe que irá trabalhar com esse tipo de ferramenta, necessita de uma plataforma acessível para todo o grupo. Escolher o aplicativo com base na integração dos funcionários acaba também dando a oportunidade de estabelecer estratégias específicas a partir da ferramenta. Com uma comunicação estratégica e ágil, qualquer projeto pode ser beneficiado.
Melhor software de gestão de tarefas
No mercado atualmente já se encontram algumas versões bastante didáticas de software de gestão de tarefas. Tendo sido apropriado no mundo moderno por diversas pessoas, do estudante ao empresário, essas plataformas se encontram presentes em versões gratuitas e pagas, de acordo com interesse de cada um. Dentre os exemplos de aplicativos que contam com essas funções híbridas de pagamento, é possível encontrar serviços como os aplicativos Todoist, Trello, Jira e Notion.
Começando com o Todoist, assim como a maioria dos softwares de gestão de tarefas, ele possui a capacidade de listagem e organização de objetivos. Porém, com um foco grande na integração, o Todoist também possui funcionalidades extras como a integração alta com aplicativos e serviços externos como o Dropbox, Drive, Zapier e outros. O bom disso é que o software de gestão de tarefas dá a chance de se criar uma organização ainda mais integrada, para além do compartilhamento entre a equipe. Sua versão paga possui uma abertura para armazenar grandes quantidades de informação, a partir das demandas exigidas pelos clientes.
E as outras plataformas não funcionam de maneira muito diferente. A Trello também possui o foco na listagem e gestão de tarefas, com a função principal sendo nos “cards”, dispositivos que facilitam a disposição de informação. Os cards garantem maior facilidade na hora de criar tags e etiquetas, facilitando também o acesso à informação.
E os outros aplicativos também possuem foco no acesso à informação. O Notion, por exemplo, funciona de maneira a facilitar o acesso a feedback de usuários. A partir da plataforma integrada, quem usa dela pode facilmente se comunicar com outros usuários, tornando a gestão de tarefas dinâmica.
Algo que o software da Jira também preza. Utilizando de sprints que são feitas durante a utilização do app, a gestão de tarefas é tornada dinâmica através de uma análise constante que o aplicativo faz, gerando relatórios. Esses relatórios então garantem insights decisivos na hora de otimizar o tempo gasto com a gestão de tarefas. Importante ressaltar que também possui versão paga, assim todos os outros citados, podendo garantir maior acesso a esse recurso de relatório e também acesso a um armazenamento maior.
Software de gestão de tarefas: importância de uma boa gerência de tarefas
No final das contas, uma equipe de TI que não possui uma boa gestão de tarefas, não é capaz de suceder em diversas áreas que contemplam a empresa. Os empreendimentos sempre devem ser assistidos de uma listagem acessível, de preferência através de um aplicativo limpo e compartilhado.
Em suma, quando respeitadas as exigências, as vantagens da gestão de tarefas são infinitas, estabelecendo liderança no que hoje é o mundo competitivo em que todos se encontram. Parte intrínseca do sucesso de um projeto, quem não lida com a gestão de tarefas não consegue sobreviver.
