Atualmente diversas empresas contam com estratégias diferentes para poder lidar com a rotina de maneira administrativa. Com o uso de diferentes tecnologias, cada vez mais é incentivado a automação e aceleração dos processos diários, tudo para que a empresa possa encontrar novas formas de se impulsionar. Uma das novas metodologias que tem tomado conta das empresas é a padronização de processos administrativos.
Pelo nome parece se tratar de um estratégia que engessa a rotina ao invés de flexibilizar, mas na verdade o título de padronização dos processos administrativos vem da ideia de que dentro de uma empresa é sempre possível criar diretrizes para que a equipe e o fluxo de informação estejam sempre em sintonia.
No caso, portanto, trata-se de uma estratégia que envolve um guia para que todos os funcionários saibam como resolver problemas, como lidar com situações que se repetem no dia-a-dia, desenvolvendo habilidades particulares da sua equipe, transformando ela em uma equipe com a capacidade de lidar com a rotina da sua empresa sem criar excesso de trabalho.
Isso significa que a padronização de processos administrativos tem como objetivo enxugar qualquer tipo de tempo na qual um funcionário está perdendo, tornando a burocracia dos escritórios e dos setores algo mais agilizado, sem a necessidade de interromper o fluxo das ações administrativas em si.
Performance atrelada a padronização
Dessa forma, o que está em jogo quando se fala de padronização de processos administrativos envolve o controle geral da empresa, e como é possível tornar esse controle mais assertivo e produtivo. Até porque, quando se trata de uma padronização de processos administrativos, muitas vezes se pensa no trabalho que envolve o planejamento, e como isso será aplicado corretamente de maneira prática.
No caso, trata-se de uma situação bastante simples. Isso porque a padronização de processos administrativos envolve a melhora da performance com base nos recursos disponíveis na empresa. Ou seja, para que essa estratégia funcione corretamente, é preciso que uma empresa mantenha seus gastos, e apenas reorganize a maneira de lidar com as suas tarefas diárias.
Somente assim a performance da empresa é elevada, não com o inchaço de gastos em cima do aumento de processos, mas com a diminuição deles, com a diminuição da possível variação dos problemas que ocorrem dentro de uma empresa, fazendo com que tudo seja previsível, a partir da equipe que se possui, tudo através de treinamento e comunicação direta.
O melhor de tudo isso é que se trata de uma estratégia monitorada, o que faz com que a padronização de processos administrativos seja, de certa maneira, a prova de erros. É claro que sempre é possível realizar alterações que podem ser sensíveis à rotina, tanto para os próprios processos quanto para os funcionários. A ideia portanto é trabalhar em cima de algo que seja acessível para equipe, ao mesmo tempo que adequado para a produção.
A padronização de processos administrativos como estratégia
O melhor a respeito da padronização de processos administrativos é o fato de que se trata de uma estratégia um tanto flexível. Isso significa que é possível aplicá-la de diversas maneiras, mantendo ainda a sua lógica geral, tudo dependendo de como o responsável pela empresa consegue direcionar uma lista de tarefas mais otimizada e acessível para toda a equipe.
Porém, por mais que isso tenha sido enfatizado até agora, é importante lembrar que essa não é a única estratégia que pode ser aliada da padronização de processos administrativos. Estabelecer um modelo de trabalho único para que novos funcionários estejam na mesma sintonia é também um modelo para esse tipo de estratégia. Trata-se, no final das contas, de uma metodologia que envolve delegar as funções para que ninguém fique com tempo a mais ou a menos.
Outra dica para entender melhor a padronização de processos administrativos envolve mensurar quais são os resultados que devem ser atingidos. A partir de uma meta clara e alcançável, toda a equipe fica melhor posicionada para entender o que se espera da rotina natural da empresa, fazendo com que o trabalho burocrático se desenrole sem a necessidade de cobrança ou supervisão autoritária.
Essas alterações na rotina por parte da padronização de processos administrativos fazem com que haja uma melhor distribuição dos recursos, além de também entregar um aumento na produtividade aliado da diminuição das falhas e erros. No mercado atual, a melhor preparação faz da empresa um sistema mais blindado, ajudando na produtividade, e resgatando nos momentos de crise.
Uso do ERP para a padronização de processos
Para concluir a série de dicas a respeito da padronização de processos administrativos, é importante salientar como é possível utilizar tecnologias para que a implementação seja ainda mais suave e sensível a sua rotina.
No caso, utilizando softwares como os ERP, é possível ajustar toda a automação que será embutida na rotina da empresa. Principalmente quando se trata da parte burocrática, na qual os sistemas de gestão empresarial podem tomar conta de todo o setor. A ideia é que ninguém precisa ser substituído por uma máquina, a máquina apenas realiza as tarefas na qual os funcionários não precisam, envolvendo geralmente a supervisão e revisão de dados.
Assim, ao fazer o uso de softwares ERP, sempre é possível adaptar módulos administrativos da SAP, que são capazes de controlar desde o estoque até o fluxo dos documentos. Os módulos Sales & Distribution (SD) e Logistics Execution (LE) são aqueles mais apropriados para quem quer realizar alterações na logística, ou seja, nos processos administrativos propriamente falando.
Conclusão
Porém, é sempre possível também encontrar mais módulos da SAP que satisfaçam a necessidade de transformação da rotina dentro da empresa. Contando com módulos que vão desde o Financial Accounting (FI) até outros aplicativos que tornam a experiência do usuário SAP mais simplificada, sempre há benefícios diferentes para quem quer lidar com os produtos dessa empresa.
Mesmo assim, é possível melhorar ainda mais a relação que o cliente pode ter com a SAP, principalmente quando não se sabe muito a respeito da empresa e de como ela pode ajudar no dia-a-dia a resolver os problemas burocráticos. Com a consultoria da Simple, isso não só é resolvido, como também é possível receber um direcionamento com experiência a respeito de como melhor contratar os serviços da SAP. Afinal de contas, automatizar e fazer a padronização de processos administrativos não é tarefa mais fácil ou adequada para qualquer empresa, o que faz com que a Simple possa ajudar muito quem precisa de conhecimento a respeito do assunto.
