Escolher um Software de Gestão Empresarial vem se tornando cada vez mais importante para que as empresas melhorem sua gestão e organização interna. Entretanto, essa é uma escolha que deve ser feita com cuidado, avaliando as opções que mais se encaixam às suas necessidades. Hoje, falaremos dos ERP da SAP, entendendo como funciona a Licença SAP, quais são as opções de softwares, como eles funcionam e muito mais.
Modelos de SAP
Antes de falar propriamente como funciona a Licença SAP de cada software, é preciso entender que possuímos dois modelos da SAP, com diferentes direcionamentos: o SAP Business One e o SAP S/4 Hana.
O Business One é um modelo de sistema ERP completo, que funciona muito bem para empresas de pequeno porte, ajudando as empresas a melhorarem o controle de diversas ações, como na integração dos setores, na gestão da contabilidade, compras, vendas, prestação de serviços, entre outras.
Já para empresas maiores, o Sap S/4 Hana é o ERP mais indicado. É um sistema ainda mais aprimorado e complexo, mas que ao mesmo tempo utiliza funções inteligentes, aprimorando diversas ações internas dessas empresas.
Isso acaba facilitando a elaboração de relatórios, garante funções analíticas avançadas, redução de erros e muito mais, com tudo sendo armazenado em uma nuvem pública ou privada, de acordo com as necessidades de cada empresa.
Para que as empresas possam adquirir esses sistemas, elas precisam entender como funciona a Licença SAP de cada um, compreendendo os valores, as necessidades, as ferramentas e outros pontos importantes. A seguir, você irá conferir como devem ser executadas essas Licença SAP.
O que é uma licença SAP?
Mas o que é exatamente uma Licença SAP? De modo geral, uma licença de sistemas ERP são contratos que as empresas adquirem juntamente as desenvolvedoras dos softwares.
Se uma empresa precisa contratar um ERP, como os da SAP, ela precisa adquirir a Licença SAP. Nesse documento, estarão todas as informações a respeito do software, bem como as transações que precisam ser efetuadas para que a empresa continue usufruindo o sistema.
Como existem diferentes tipos de sistemas ERP, a forma como as licenças são desenvolvidas varia bastante, de acordo com as ideias e necessidade de cada desenvolvedora.
Nesse sentido, a Licença SAP também varia: o licenciamento do Business ONE e da S /4 Hana são diferentes.
Licença Business ONE
Para começar a falar dos tipos de ERP da desenvolvedora, destrinchando a Licença SAP de cada uma, começaremos falando do SAP Business One.
A Licença SAP do Business One funciona da seguinte maneira: existem dois tipos de licenças disponíveis, a licença profissional e a limitada. As funções que estarão disponíveis para os usuários dependem de qual licença for liberada.
O licenciamento profissional é mais completo, voltado principalmente para os usuários que são donos, diretores ou gerentes das empresas, já que ela permite uma visão mais completa de todos os setores de atuação.
Como os sistemas ERP da SAP são utilizados em computadores, a liberação das chaves das funções depende das pessoas que contratam esses sistemas.
Pensamos da seguinte maneira: o presidente da empresa precisa verificar o que está acontecendo em diversos setores, como a parte de vendas, de compras, de finanças e de atendimento. A partir disso, ele pede para que seus funcionários elaborem relatórios utilizando o sistema, permitindo que ele fique visível na plataforma.
Para os profissionais de cargo mais alto da empresa, como o próprio presidente, a Licença SAP profissional é a mais adequada, pois permite que ele visualize todas as funções do software, como esses módulos que mencionamos anteriormente.
Já a licença limitada, funciona de uma maneira mais simples. Um software SAP possui diferentes módulos de atuação, que engloba as principais áreas e setores da empresa.
Dessa maneira, a licença limitada é contratada para que certos profissionais tenham acesso aos módulos referentes a sua área de atuação. Ou seja, um profissional que trabalha na área de venda, terá uma licença limitada, permitindo que ele tenha acesso apenas ao módulo de vendas, sem poder visualizar como estão as outras funções.
Claro, a licença limitada pode ser aprimorada de acordo com as necessidades. Como você contrata a Licença SAP para cada usuário que utilizará o sistema, pode ser necessário, em algumas situações, que você adquira mais de um módulo do sistema para esse usuário, pois pode ser preciso que ele integre um setor de vendas e compras, por exemplo.
Licença S/4 Hana
O licenciamento do SAP S/4 Hana funciona de maneira diferente do sistema anterior. Apesar do software ser um pouco mais complexo, apto para que grandes empresas realizem operações de larga escala, integrando diferentes setores e aplicações internas, a licença para obtenção do ERP é unificada.
Ou seja, o sistema é disponibilizado para o usuários de modo completo, sem que exista essa divisão de licenciamento limitado e profissional.
Nos últimos anos, foram anunciadas mudanças na forma como o licenciamento é disponibilizado para as empresas. As principais mudanças foram em relação à “diferenciação no acesso por outros sistemas, processos automatizados, bots e objetos conectados”.
Tipos de usuários S/4 Hana
Outro detalhe que precisa ser explicado, é em relação aos tipos de usuários que terão acesso ao sistema. Dependendo do tipo de usuário que utilizará o sistema, as licenças podem ser alteradas.
Usuário Professional
Usuário que tem acesso a todas as funcionalidades e módulos de um sistema ERP como o S/4 Hana.
Usuário Functional
Usuário que pode utilizar todas as funcionalidades de uma área específica. Atividades como cadastro de dados mestres (clientes, fornecedores, produtos e preços), lançamentos contábeis em geral, criação de ordens de compra, pedidos de venda, faturamento, manutenção e transporte.
Administração de ordens de subcontratação, produções e projetos, além de gerenciamento de almoxarifado também são capacidades desse tipo de usuário.
O importante é que um usuário de gestão de estoques não seja utilizado para realizar lançamentos na contabilidade
Usuário Productivity
Esse último tipo de usuário de negócio, se refere aquele que pode realizar atividades estritamente operacionais como criação de requisições e ordens de compra, apontamento de produção e manutenção, execução de movimentações no almoxarifado, contagem de inventário ou extração de relatórios financeiros analiticos
Usuário Developer
Este é o tipo de usuário necessário para realização de customizações no sistema. Com ele é possível desenvolver programas, formulários e integrações na plataforma SAP, completamente integrado às funcionalidades padrão do sistema.
É muito importante que o cliente tenha claro, que o sistema não bloqueia a utilização de outras funcionalidades pelo tipo do usuário aplicado. A SAP avalia isso em sua auditoria anual. Nesta ela avaliará o tipo de utilização que foi aplicado por aquele usuário e se este não se enquadrar mais no modelo que foi contratado inicialmente, ela fará o ajuste financeiro para o tipo de usuário correto, junto com os valores da manutenção anual ou da mensalidade do software
Outras formas de licenciamento
Além da contratação das licenças diretas, relativas a esses softwares desenvolvidos, existem também licenciamentos que são referentes a outros produtos disponibilizados pela desenvolvedora SAP.
A Modalidade On Premise, por exemplo, é uma das modalidades de licenciamento dos produtos SAP. Nesse modelo, o contratante faz a contratação e adquire os licenciamentos e produtos SAP de modo geral, mediante a um investimento que vai de acordo com as pedidas da desenvolvedora.
Juntamente com essa contratação, ele também adquire um serviço de manutenção anual, possibilitando maiores garantias para o contratante de que os sistemas permanecerão funcionando durante o período de assinatura, que normalmente é de 12 meses, e assegurando um suporte adequado caso o sistema sofra com problemas.
O SaaS é outro modelo de licenciamento dos produtos SAP, que é um modelo por assinatura. Diferente do anterior, em que o pagamento é anual, o acerto da Licença SAP SaaS é feito por parcelas mensais ou trimestrais.
Outra diferença importante, é que o sistema dessa licença fica disponibilizado totalmente na internet, na nuvem. Dessa forma, não é necessário propriamente adquirir o software, mas sim utilizar os dados disponibilizados nas plataformas digitais desse sistema.
Conclusão
Como pudemos ver, a Licença SAP é referente a contratação dos softwares ERP disponibilizados pela desenvolvedora SAP. Os principais softwares, o Business One e o S/4 Hana possuem diferentes modelos de licença, assim como possuem funções distintas. Por isso, antes de contratar o software adequado para a sua empresa, é preciso entender como funciona a licença de cada um, permitindo que você tenha mais tranquilidade para manter suas obrigações e também para saber melhor como funciona cada sistema.
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