Lidar com situações difíceis é algo que todo líder ou empresa deve passar. As surpresas infelizes e os problemas complexos nem sempre conseguem ser resolvidos na base da insistência, o que leva gestores a terem que lidar com medidas mais cautelosas e assertivas. Medidas como a gestão de mudanças em projetos, essencial no mercado atualmente para poder se destacar, acabam no final das contas também se tornando medidas para poder sobreviver.
Claro que isso nem sempre é uma alternativa óbvia e conhecida para a maioria das pessoas. Porém, é surpreendente a quantidade de material existente a respeito desse formato de gestão de empresas. Metodologias e ferramentas das mais variadas são capazes de guiar desde uma pessoa sozinha responsável pelo controle de um negócio, podendo passar até mesmo para uma equipe completa. Basta a vontade e um pouco de pesquisa para poder usufruir de diversas maneiras de controle disponíveis no mundo moderno.
Gestão de mudanças em projetos
Para poder entender como funciona a gestão de mudanças em projetos é preciso entender quais são seus benefícios, e porque exatamente é um tipo de metodologia bem sucedida.
A começar pelo contexto que está inserida, a gestão de mudanças em projeto tem como objetivo avaliar modelos de projetos dentro do presente, onde o mundo nunca esteve tão instável e globalizado ao mesmo tempo. Nas situações voláteis como as do mundo atual, onde a participação de um grande número de pessoas na vida social acaba criando brechas para surpresas, devem ser resolvidas o quanto antes, com a organização que um projeto capaz de mudar pode fazer.
E é aí que entra o foco das mudanças que devem estar disponíveis para um sistema de gestão de mudanças de projetos. Mudanças dentro da organização, não afetando necessariamente o seu produto ou serviço principal, mas sendo capaz de adaptar ele em qualquer setor que seja, para poder garantir a sustentabilidade da empresa dentro da vida comum.
Afinal de contas, o que a gestão de mudanças em projetos assume é que os projetos atualmente não podem ser mais estáveis. Eles devem estar preparados para mudanças externas ou internas, seja na equipe ou nas estratégias gerais de marketing, na reapropriação do público consumidor ou na repaginação da estética do projeto.
Basicamente é entender quais são as demandas exigidas dentro de um projeto, em um nível político, social, econômico, ou seja total.
Gestão de mudanças em projetos – Dica 1
A primeira dica para começar a entender a gestão de mudanças em projetos é entender a origem do problema que causa a mudança. Como descrito acima, o problema pode ser de origem interna ou externa.
Quando é de origem externa, o problema pode ter muito a ver com a concorrência. Em uma situação de alta competitividade, quem não se garante dentro da briga estratégica pode acabar cedendo tudo. Um exemplo famoso é o caso do Snapchat, que conseguiu juntar uma quantidade enorme de usuários ativos ao mesmo tempo, mas que foi também incapaz de manter esses números por muito tempo, devido a influência de uma empresa concorrente que copiou seu formato.
Ou seja, a mudança externa, na sociedade, ou através até mesmo de fatores externos diretos, como problemas com fornecedores ou mudança na lei, é uma que todo tipo de negócio deve estar atento. É algo que, assim como as mudanças internas, acaba afetando as grandes e pequenas empresas
Porém, as mudanças internas possuem as suas diferenças importantes, obviamente. Se tratando mais a respeito da estrutura do projeto, elas podem envolver a equipe que sustenta o projeto, por exemplo, através de um novo colaborador. Saber adaptar uma organização com base em novos elementos faz grande parte da gestão de mudanças em projetos.
Situações similares podem acontecer quando problemas internos são causados por atritos no relacionamento entre os funcionários e a equipe. Lidar mal com um problema desses é algo que afeta não só a rotina da empresa, como também toda a estrutura de gestão de mudanças em projetos, que se sente desmotivada.
No final das contas, saber separar quais são os problemas de dentro e de fora, torna o responsável pela gestão apto para resolver tudo na hora, evitando prejuízos e conflitos desnecessários.
Dica 2
A segunda dica para poder entender melhor como funciona a mudança em gestão de projetos é a respeito das metodologias existentes para ajudar na organização dessas mudanças. Dentre as metodologias, estão dispostas várias maneiras diferentes de abordar, que vão desde o planejamento e organização de um gestora, até etapas que ajudam no momento da mudança.
Uma dessas metodologias é a ADKAR, por exemplo, focada na gestão individual. Ela possui diversos manuais, todos dispostos a trabalhar a noção geral de mudança em gestão de projeto, mas que também tem o foco em garantir uma direção para a tomada de atitudes no ambiente de controle individual. Geralmente, pode ser uma boa opção, para uma estrutura de gestão, ter o controle garantido na mão de um responsável com capacidades totais para exercer as mudanças necessárias. Isso garante medidas estratégicas que não são corrompidas por pensamentos conflitantes, ao mesmo tempo que geram maior racionalidade dentro do trabalho de gestão de mudanças em projetos, visto que o encarregado pode ter controle total da situação.
Outras metodologias que podem ser usadas para entender melhor como funcionam as etapas individuais de instalação de mudança em gestão de projetos são a Lewin e SIPOC. A última sendo uma ferramenta que afeta e analisa mudanças propostas em fornecedores e insumos, ou seja afetando a base interna, e a primeira sendo a respeito de um “desmembramento” do sistema de gestão, funcionando de maneira a segmentar a estrutura para poder melhor organizar as partes, tornando elas mais eficientes.
Gestão de mudanças em projetos – Dica 3
Por último, a dica que talvez possa ser a mais importante, se trata da comunicação da equipe responsável pela gestão de mudanças em projetos. Provavelmente já se tornou claro com o resto do texto a importância disso, através das metodologias descritas acima, que garantem acesso a esse tipo de organização para equipes e gestoras. Porém, é importante enfatizar.
A colaboração de uma equipe pode não vir simplesmente da metodologia, das ferramentas, ou até mesmo da boa química que ela pode ter. Pode vir também da responsabilidade para com as mudanças em todos os níveis, sejam eles emocionais ou técnicos.
A garantia de fiscalização e bom uso de documentação pode ser um passo inicial importante. Isso garante a eficiência do lado burocrático, que deve estar sempre afiado dentro de uma estrutura de gestão de mudanças em projetos, pronto para lidar com eventuais problemas externos.
E no final, tudo pode ser resolvido na base de uma boa colaboração. Investir em uma boa equipe, trabalhar para entender melhor qual metodologia encaixa com essa equipe, fazer as mudanças estarem de acordo com as situações externas e internas. Tudo isso tem a ver com uma gestora de projeto capaz, que trabalha com a mudança, não contra ela.