Um sistema ERP de qualidade pode promover grandes mudanças na forma como as empresas irão administrar suas operações. Para saber como escolher ERP em 2021, é importante se atentar a algumas situações.
Caso você não saiba, ERP significa, em sua tradução, Sistema integrado de gestão empresarial, ou seja, se trata de um software que atua na integração de setores das empresas, facilitando a comunicação, gestão e organização das empresas.
Um bom sistema de ERP pode fazer com que pequenas empresas impulsionem mais rapidamente seu crescimento, ajudando a alavancar vendas e trabalhando para que a corporação se mantenha bem estruturada, principalmente nas questões financeiras e contábeis.
Ao mesmo tempo, acertar na escolha de um ERP para grandes empresas, pode tornar o trabalho de integração dos setores, como setor de liderança, vendas e estoque.
Por isso, selecionamos alguns aspectos que são imprescindíveis para que as empresas consigam e compreendam como escolher ERP em 2021.
Defina as prioridades
Cada empresa funciona de uma maneira, possui composições, objetivos e formas de atuação diferentes. Nesse sentido, essa etapa de como escolher ERP deve ser bem planejada, entendendo como sua empresa atua e de que maneira o ERP pode te ajudar a melhorar as práticas internas e externas.
Dessa forma, é fundamental entender as necessidade da sua empresa nesse momento. Por exemplo, se a firma está passando por dificuldades financeiras, principalmente por conta da pandemia, naturalmente diminui o poder de consumo da população, é importante que esse processo de como escolher ERP pense nessa questão.
Diversos ERP comercializados no mercado possuem uma grande variedade de ferramentas que trabalham a parte financeira, prevendo custos, lucros ou prejuízos. Esses cálculos possibilitam que as empresas modifiquem algumas ações, realizem cortes nos gastos estruturais e consigam ajudar a diminuir as perdas financeiras que vem ocorrendo.
Ainda, podem existir diferentes necessidades, tanto na parte organizacional, como na parte produtiva. Entender quais são essas necessidades e quais pontos precisam ser trabalhados com urgência para qualificar as práticas da empresa, é um ponto fundamental de como escolher ERP.
Pense na quantidade de usuários
Normalmente, os sistemas ERP, tanto gratuitos, como os softwares pagos, possuem algumas restrições na quantidade de usuários do sistema em um contrato.
Mesmo que o ERP escolhido não tenha nenhuma restrição quanto ao total de usuários, certamente os custos para a contratação de softwares para uma grande quantidade de pessoas pode ser muito relevante.
Por isso, para entender como escolher ERP, é fundamental que as empresas pensem exatamente quantas pessoas utilizarão o software contratado, quais setores precisam de maior trabalho, etc.
Avalie como é a implementação desse ERP
A implementação de um ERP não é uma tarefa fácil, pois se trata de um software que irá mudar completamente a forma como a empresa funcionará.
Os softwares que possuem uma fácil implementação, como alguns que existem no mercado, normalmente não podem ser customizados de acordo com as necessidades de cada empresa, deixando muito a desejar.
Por conta dessa importância que o software ERP terá para as empresas, essa é uma escolha que precisa ser feita com cuidado, e avaliar os sistemas disponíveis com cautela, levando todos os mínimos detalhes em consideração, é fundamental.
Uma forma de avaliar os softwares é utilizando um período de teste gratuito, que basicamente todas as desenvolvedoras de ERP proporcionam para os compradores.
Com isso, você consegue avaliar as ferramentas, verificando se elas se encaixam nas necessidades da empresa, e se os funcionários conseguiram trabalhar de maneira organizada com determinado software.
Esse método de avaliação pode ser muito importante, mas não é o único modo. A questão principal é que é fundamental que essa escolha seja precisa, pois, a implementação total do sistema leva um certo tempo, e toda vez que a empresa precisa trocar de sistema, o período adequado para adaptação pode acabar dificultando as ações de negócios da corporação.
Nesse processo de avaliação, é importante levar alguns pontos em consideração, como a confiabilidade, ou seja, se os softwares desejados são de confiança, se a empresa que desenvolve o sistema já está a um certo tempo no mercado e possui as credenciais necessárias para entregar um bom produto.
Outro ponto importante, é verificar se o software possui atualizações. Como dissemos, a troca de um software para outro pode gerar problemas de adaptação, aumento dos custos e dificuldade no entendimento do sistema, o que não é desejável.
Então, para que a empresa não fique para trás, é fundamental que o software escolhido seja atualizado com regularidade, garantindo que ele estará sempre suprindo as demandas das empresas, independente de qualquer coisa.
Custo benefício
Levar em consideração os valores para decidir como escolher ERP é imprescindível. No mercado, existem ERP com diferentes valores e formas variadas de serem adquiridos.
Muitas vezes, pode ser encontrado um ERP que se adeque perfeitamente às necessidades de integração da empresa, mas ao mesmo tempo os custos não estão de acordo com o faturamento.
Por isso, é fundamental que, para a contração e o processo de como escolher ERP, o custo benefício desses sistemas seja levado em consideração.
Cada ERP possui um custo de contratação e de manutenção, sendo que varia bastante quais são esses valores.
Nem sempre um software que promete uma enorme variedade de opções para a integração e otimização dos processos empresariais pode ser o mais vantajoso, justamente pelos altos custos de manutenção e contratação.
Para micro e pequenas empresas, por exemplo, que ainda estão em processo de adaptação e crescimento, avaliar o custo benefício é uma etapa de como escolher ERP ainda mais importante, pois isso pode determinar, mesmo que de forma indireta, os rumos da empresa no mercado.
Segurança para os dados
Obviamente, ter o máximo de confiança e segurança nas operações, é fundamental.
Para garantir isso, as empresas que estão buscando como escolher ERP precisam entender que é fundamental contratar sistemas reconhecidos, que passem a confiabilidade necessárias para o atendimento e a gestão integrada dos setores de uma corporação.
Por isso, ao optar por um ERP de confiança, que já esteja estabelecido no mercado, você consegue garantir a segurança de todas as operações, especialmente dos dados das transações, estoque, finanças, entre outros.
Verifique se o sistema pode crescer junto com a empresa
Empresas que estão começando a atuar em determinado mercado, seja no ramo industrial, varejista, lojista e atacadista, por exemplo, elas precisam escolher um software que possa acompanhar esse crescimento.
Mas como isso funciona? Bom, pensamos no seguinte exemplo: uma empresa contratou um ERP, mas no ano seguinte a empresa passou por mudanças estruturais, justamente por terem lucros o suficiente para fazerem essas alterações.
Essa mudança pode vir, por exemplo, no número de usuários que utilizarão o sistema. Se o número aumentar, é importante que o sistema permita essa modificação, podendo ser através de extensão dos planos contratados ou por funções internas do próprio software.
Nunca é recomendado que uma empresa fique trocando de sistema ERP a cada ano, pois o período de adaptação pode ser difícil e traumatizante para as empresas.
Por isso, na hora de decidir quais são os aspectos que precisam levar em consideração como escolher ERP, essa adaptação de um mesmo software, disponibilizando novas ferramentas, de acordo com os desejos das empresas contratantes, é essencial.
Conclusão sobre como escolher ERP
Podemos concluir com o artigo que um sistema ERP é fundamental para empresas, independente de seu porte. Entretanto, como escolher ERP ideal, é fundamental que as empresas pensem em diferentes aspectos, para garantir que a escolha seja assertiva e de qualidade.
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